キャリア特集～転職総集編～秘書になるには
と、秘書という職業に興味を持っている人は多いのではないでしょうか。
秘書ってどんな仕事をするの？
秘書の仕事は、上司が本来の仕事に気持ちよく専念できるための環境づくりをすることです。華やかなイメージがありますが、実際は縁の下の力持ちとして陰でサポートを行います。
それでは、主な仕事内容をみてみましょう。
スケジュール調整
出張、会食手配
航空機やホテル、会食場所の手配を行います。加えて、同行者や面会者との調整、必要であれば資料や手土産等も用意します。
突発的な予定の変更があれば柔軟に対応し、業務が滞りなく進むようにサポートを行います。
来客、電話、メールの対応
正しいマナーで失礼のないように対応します。上司にとって必要なものか否か、代理で対応すべきか繋ぐべきかを的確に判断します。
経費精算、各種手続き
上司の日々の経費精算を代理で行います。経理の知識があれば助けになるでしょう。
また、各種手続きを代行することが多いため、知識を身に着けながら処理していきます。
その他
慶弔対応や書類のファイリング、執務室の清掃など、あらゆる庶務も一手に引き受けます。PCの調子が悪い、昼食を買いに行く時間がない、など日々の細かな困りごとにも対処できればより役に立てるでしょう。
秘書に必要なスキルや資格は？どのような人が向いている？
秘書になるために必須の資格はありません。秘書検定や簿記を学び、英会話能力やITスキルを身につけることにより、仕事に役立てることができます。
それでは、どのような人が向いているのかみてみましょう。
サポートすることが好き
気が付く、気が利く
毎回業務について指示をしてもらう時間はありません。先読みした対応を行っていくことが必要になってきます。様々な状況から気付け、気が利くサポートができることが必要です。
秘密が守れる
上司のサポートをしていると、社内外の機密情報が日常的に目にも耳にも入ってきます。それらは、どんなに仲がいい家族や同僚にさえ話してはいけない情報です。会社の信用を守るためにも、秘密が守れることは大変重要になってきます。
マルチタスクに対応できる
日々上司のスケジュールに合わせて仕事をすることになります。1つの作業だけに集中することは難しく、常に時間や優先順位を気にしながらマルチタスクに対応することが求められてきます。
円滑なコミュニケーションがとれる
上司や同僚とはもちろん、関係部署や社外との調整事項が多い仕事です。周囲と円滑なコミュニケーションをとりながら協力していく姿勢を持つことが、信頼関係にも繋がります。
情報収集ができる
上司は会社経営に関わっています。上司の仕事の内容や会話を適切に理解するためにも、日頃からニュース等の情報収集を行うことが必要になってきます。
秘書の待遇は？
秘書の給与は、未経験で年収300万前後〜経験者であれば年収500万程度の求人が多いようです。秘書に一定以上のスキルを求めている会社は、年収も高めに設定されているようです。
また、＋αの業務に対応できれば、給与アップも不可能ではないと思われます。
秘書の休日は、会社のカレンダーどおりの場合がほとんどです。しかしながら、出張中のイレギュラーな対応や海外との調整のため、稀に土日や時間外に対応が必要なことがあります。
秘書ってどうやって採用されるの？
大企業の場合、いわゆる秘書室があり、事業部役員クラスに秘書がついたりします。秘書を新卒採用や未経験で採用することは少なく、他業務で入社して数年経った人の中から、適正があると認められた人が異動となるケースが多いようです。
また、中途採用で経験者を採用するケースもあります。その際は、ある程度の経験年数と実績で判断されます。
その他、大学の研究室やスタートアップ企業での採用があります。大企業に比べて、未経験でも採用されやすく、チャレンジしやすいかもしれません。
最後に
いかがでしたでしょうか。
これらは代表的な例になりますが、秘書の仕事は会社や上司により様々であり、多岐にわたる柔軟なサポートが求められます。
上司の仕事がスムーズに遂行しているとき、会社の事業がよりよい方向へ進んでいくとき、その瞬間を近くで感じられる仕事は、大変やりがいがあるものです。
秘書は経験者が採用されやすい傾向にありますが、経験以上に重視されるのは人柄や適正、上司との相性になってきます。
これから秘書になりたい方も、キャリアアップしていきたい方も、ぜひ参考にしてチャレンジしてみてください。
